Del caos al control: cómo planificar con propósito y ganar productividad

“Hoy traje un tema que puede parecer duro, pero que es indispensable: la planificación. Es el gran problema que tenemos en todas las empresas, y también en casa”, sostuvo Cividini. “Por cada hora que planificás, ahorrás tres horas de trabajo. Es muchísimo”, afirmó.

Desde su experiencia trabajando con equipos empresariales y dictando capacitaciones en instituciones como la Cámara de Comercio, Cividini remarcó que una de las mayores dificultades radica en el desconocimiento sobre herramientas de organización.

“La gente no conoce las herramientas que existen. Hay personas que ni siquiera saben que pueden usar un calendar como herramienta de planificación”, explicó.

La falta de planificación cuesta tiempo y recursos

Uno de los ejemplos más concretos lo dio al referirse al área comercial: “Un vendedor que no tiene idea de qué va a hacer en la semana, normalmente no hace bien su trabajo. Me pasa en empresas donde los vendedores llegan y dicen: ‘Bueno, veo qué hago’. Así, pierden tiempo valioso navegando en redes sociales o buscando contactos al azar”.

Pero Cividini no apunta únicamente al empleado, sino a la falta de estructura general: “¿Está mal lo que hace el colaborador? Sí, pero también es entendible. Si no hay una planificación clara, no todos tienen la capacidad de generar ideas por sí solos”.

Herramientas, métodos y flexibilidad

Al abordar soluciones, Cividini propuso comenzar con algo simple: encontrar la herramienta adecuada para cada equipo o persona. “Yo probé de todo: desde calendar, Excel en Drive, hasta Asana y Trello. Lo importante es elegir lo que te resulte más amigable”, aseguró. En su experiencia, Asana y ClickUp resultaron especialmente efectivas.

“Planificar la semana significa sentarte un viernes o sábado anterior y definir cómo va a ser tu semana”, detalló. “Y tenés que dejar tiempo libre para imprevistos. Hay empresas con las que nunca pasa nada, y otras donde siempre tenés inconvenientes. A esas ponelas al final de la semana”, recomendó.

Además de prever contratiempos, ese “tiempo libre” sirve para tareas atrasadas o para generar ideas nuevas: “En recursos humanos, constantemente tenemos que pensar cómo mejorar el clima laboral, los procesos y la organización interna”.

El impacto de la planificación en el día a día

Según Cividini, la planificación también ayuda a combatir esa sensación de que “el día se pasó y no hiciste nada”. Una sensación cada vez más común en un contexto hiperconectado, lleno de distracciones.

“El celular y las redes son grandes ladrones de tiempo. Yo siempre digo: ordenar hasta el ocio. Si no sabés qué tenés que hacer, es probable que termines viendo Netflix o scrolleando redes sin sentido”.

El proceso comienza por clasificar tareas: urgentes e importantes, urgentes pero no importantes (que pueden delegarse), importantes pero no urgentes, y finalmente, las que no son ni urgentes ni importantes —esas que solemos hacer más, pero que menos aportan.

“Esa última categoría es nuestro mayor ladrón de tiempo. Si no nos organizamos, terminamos haciendo sólo eso”, advirtió.

Tecnología, papel o ambas

Para quienes no se sienten cómodos con la tecnología, Cividini también tiene una respuesta. “Podés usar una agenda de papel. Yo, por ejemplo, uso todo: tengo el Calendar, la agenda, una app que me avisa lo que tengo que hacer por WhatsApp. Porque puede pasar que te quedes sin batería. Entonces, tengo respaldo”.

En su calendar personal anota absolutamente todo: turnos médicos, llevar a los chicos al gimnasio, comprar útiles escolares. “Así, cuando miro mi semana, sé exactamente dónde estoy parada”.

También recomendó imprimir un calendario semanal y dividirlo por franjas horarias: “De 8 a 9, de 9 a 10, según tu rutina. Planificás hasta las tareas de la casa. Porque si no, pasa el fin de semana y no hiciste nada”.

Planificar es también educar al cerebro

En un tramo más vinculado al neurocoaching, Cividini explicó que planificar no solo es útil desde lo práctico, sino que también entrena la mente: “Cuando le decís al cerebro qué va a hacer, se predispone. Cambia tu energía, porque no estás improvisando, sino avanzando con intención”.

“El orden no solo mejora tu productividad, también evita la frustración, el desborde. Cuando tenés una semana planificada, tu día rinde más. Te sentís mejor”, concluyó.

Capacitación abierta

Cividini invitó además a participar de la charla “Planificación y Organización Estratégica”, que dictará el próximo 27 de mayo en la Cámara de Comercio de Resistencia. “Está orientada a mandos medios y líderes, pero puede participar cualquier persona con ganas de organizar mejor su vida, su tiempo o su emprendimiento”.

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